Réceptionniste

SOMMAIRE DU POSTE :

Le  réceptionniste est responsable d’effectuer des tâches reliées à la réception et au travail de bureau. 

RESPONSABILITÉS :  

• Accueillir les visiteurs et les résidents selon les standards de l’entreprise;
• Recevoir, filtrer et acheminer les appels téléphoniques; Prendre les messages laissés sur le répondeur;
• Noter les demandes et réquisitions des résidents, effectuer les suivis téléphoniques divers;
• Effectuer les différentes tâches inhérentes à la vente des « coupons-repas » (vendre des billets;
• Compléter les feuilles de contrôle, balancer la caisse-repas, …);
• Gérer la petite caisse de la vente des cartes et coupons repas;
• S'assurer de la distribution des avis d’augmentation de loyer et obtenir la confirmation de renouvellement;
• Procéder à l’affichage d’information sur le babillard (menus, mémos, …);
• Prendre connaissance des messages inscrits au « cahier de bord » et s’assurer, en collaboration avec l’adjoint, que les personnes concernées aient pris connaissance des notes à leur attention; 
• Supporter le directeur et l’adjoint dans leurs fonctions;
• Maintenir de bonnes relations avec les résidents;
• Recevoir, dépouiller et distribuer le courrier;
• Aviser le personnel de tout courrier urgent ou confidentiel;
• Effectuer les envois postaux et par messager pour le personnel en s’assurant du respect de la politique;
• Tenir à jour les listes téléphoniques des résidents, des employés et des fournisseurs/intervenants externes;
• Tenir à jour la liste des dates d’anniversaire, dans le but de souligner chacune d’entre elles;
• Rédiger des lettres et des documents et effectuer différentes tâches d'ordre clérical (classement, photocopies, ouverture de dossiers);
• Élaborer et monter divers tableaux et formulaires à l'aide de différents logiciels;
• Gérer l’approvisionnement des fournitures de bureau, de la papeterie.  

COMPÉTENCES CLÉS : 

• Dynamisme, capacité d’établir de bonnes relations interpersonnelles;   
• Autonomie, discrétion;
• Souci du travail bien fait;
• Courtoisie, professionnalisme;
• Esprit d’équipe;
• Esprit entrepreneurial, sens des responsabilités;
• Sens de l’organisation et gestion des priorités;
• Approche axée sur le service à la clientèle, souplesse interpersonnelle, entregent;
• Capacité d’adaptation, tolérance au stress. 

EXIGENCES DU POSTE :  

• Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou techniques de bureautique;
• 2 à 3 ans d’expérience (expérience de travail en résidence un atout);
• Parfaite maîtrise du français et bonne connaissance de l’anglais;
• Maîtrise des logiciels: Word, Excel, Outlook.

REMARQUES : 

Le poste est ouvert aux femmes et aux hommes, la forme masculine n'est utilisée que pour alléger le texte. Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais nous ne communiquerons qu'avec celles retenues pour une entrevue.